VoxFlow Pro — Privacy Policy
Last updated: 10 November 2026 · Applies to the Android app com.havenglobal.voxflow and its client portal.
1. Who we are
HAVEN GLOBAL SERVICES LTD (company no. 16267495, England and Wales), First Floor Office, 3 Hornton Place, London, W8 4LZ, United Kingdom, is the data controller for the data described below. Contact: support@voxflowpro.com.
2. What VoxFlow Pro does
VoxFlow Pro helps tradespeople and small businesses dictate quotes and invoices, have them signed, send payment links, track expenses and organise tasks. You can use it without an account: your data then stays on your device. If you sign in, your data is synchronised with our cloud so you can find it again on another device.
3. Data we process
| Data | Why | Where |
|---|---|---|
| Name, e-mail address and account identifier (Google sign-in or e-mail and password) | Create and secure your account, synchronise your data | Google Firebase Authentication |
| Business content you create: company profile and logo, clients and their contact details, quotes, invoices, credit notes, expenses, tasks, signatures | Provide the service | On your device; in Google Cloud Firestore if you are signed in |
| Dictation recordings (up to 15 seconds), dictation text and text read from receipts | Turn your words into a structured quote or expense | When you press the dictation button, the app records up to 15 seconds of audio. The recording is sent over an encrypted connection to Google Firebase AI Logic (Gemini models on Google Cloud Vertex AI), which returns the transcript and the quote lines; the recording is deleted from your device as soon as it has been analysed, and we do not keep it. Receipt text is read on the device (Google ML Kit) and may then be sent to the same service to be structured. If you add your own Gemini or OpenAI key in the settings, the text is sent to that provider instead. |
| Purchase history of subscriptions | Unlock paid features and manage renewals | Google Play Billing; we receive a purchase token, never your card details |
| Crash reports and installation identifiers | Fix bugs and keep the app stable | Google Firebase Crashlytics |
| App integrity checks | Protect our servers from abuse | Google Firebase App Check / Play Integrity |
| Data entered by your client on the portal: name typed to sign, signature, time of signature | Prove that a quote was accepted | Google Cloud Firestore |
| Card payments made by your clients | Let your clients pay your invoices | Stripe processes the payment; we do not see or store card numbers |
We do not show advertising, we do not sell your data and we do not share it for advertising purposes.
4. Device permissions
- Microphone: only while you press the dictation button.
- Camera: only when you scan a receipt or photograph your logo.
- Notifications: reminders for recurring invoices.
- Biometrics: optional lock of the app; your fingerprint or face never leaves the device.
5. Legal bases (UK GDPR / EU GDPR)
Performance of the contract with you (providing the app and your subscription); our legitimate interests (security, crash analysis); legal obligations (keeping issued invoices where accounting law requires it). For your clients' data, you are the controller and we act as your processor.
6. Retention
Data is kept while your account exists. When you delete your account, your cloud data is erased; deletion jobs are retried automatically until they complete. Crash reports are kept for 90 days by Crashlytics. Issued invoices may have to be kept by you for the period required by your local accounting rules: export them before deleting your account.
7. Security and transfers
All transfers use encrypted connections (HTTPS/TLS). Data synchronised to the cloud is stored by Google Cloud in the European Union (eur3 multi-region). Some service providers (Google, Stripe, OpenAI) may process data outside the UK/EU under standard contractual clauses or an adequacy decision.
8. Your rights
You can access, correct, export and delete your data. Account deletion is available in the app: Profile → Account → Delete my account and data. You can also write to support@voxflowpro.com. You may complain to the UK Information Commissioner's Office (ico.org.uk) or to your local data protection authority.
9. Children
VoxFlow Pro is a professional tool intended for adults (18+). It is not directed at children.
10. Changes
We will update this page when our practices change and show the new date at the top.
VoxFlow Pro — Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 10 novembre 2026 · S'applique à l'application Android com.havenglobal.voxflow et à son portail client.
1. Qui sommes-nous
HAVEN GLOBAL SERVICES LTD (société n° 16267495, Angleterre et pays de Galles), First Floor Office, 3 Hornton Place, Londres, W8 4LZ, Royaume-Uni, est responsable du traitement des données décrites ci-dessous. Contact : support@voxflowpro.com.
2. Ce que fait VoxFlow Pro
VoxFlow Pro aide les artisans et petites entreprises à dicter devis et factures, à les faire signer, à envoyer des liens de paiement, à suivre leurs dépenses et à organiser leurs tâches. Sans compte, vos données restent sur votre appareil. Si vous vous connectez, elles sont synchronisées dans notre cloud pour les retrouver sur un autre appareil.
3. Données traitées
| Données | Finalité | Où |
|---|---|---|
| Nom, adresse e-mail et identifiant de compte (connexion Google ou e-mail et mot de passe) | Créer et sécuriser votre compte, synchroniser vos données | Google Firebase Authentication |
| Contenus professionnels : profil et logo de l'entreprise, clients et leurs coordonnées, devis, factures, avoirs, dépenses, tâches, signatures | Fournir le service | Sur votre appareil ; dans Google Cloud Firestore si vous êtes connecté |
| Enregistrements de dictée (15 secondes au plus), texte des dictées et texte lu sur les tickets | Transformer vos paroles en devis ou dépense structurés | Quand vous appuyez sur le bouton de dictée, l'application enregistre jusqu'à 15 secondes d'audio. L'enregistrement est envoyé par une connexion chiffrée à Google Firebase AI Logic (modèles Gemini sur Google Cloud Vertex AI), qui renvoie la transcription et les lignes du devis ; il est supprimé de votre appareil dès qu'il a été analysé, et nous ne le conservons pas. Les tickets sont lus sur l'appareil (Google ML Kit), puis leur texte peut être envoyé au même service pour être structuré. Si vous ajoutez votre propre clé Gemini ou OpenAI dans les réglages, le texte est envoyé à ce fournisseur. |
| Historique des achats d'abonnement | Débloquer les fonctions payantes et gérer les renouvellements | Google Play Billing ; nous recevons un jeton d'achat, jamais vos données de carte |
| Rapports de plantage et identifiants d'installation | Corriger les bugs et stabiliser l'application | Google Firebase Crashlytics |
| Contrôles d'intégrité de l'application | Protéger nos serveurs contre les abus | Google Firebase App Check / Play Integrity |
| Données saisies par votre client sur le portail : nom tapé pour signer, signature, heure de signature | Prouver l'acceptation d'un devis | Google Cloud Firestore |
| Paiements par carte de vos clients | Permettre à vos clients de régler vos factures | Stripe traite le paiement ; nous ne voyons ni ne stockons les numéros de carte |
Nous n'affichons pas de publicité, nous ne vendons pas vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires.
4. Autorisations de l'appareil
- Micro : uniquement pendant l'appui sur le bouton de dictée.
- Appareil photo : uniquement pour scanner un ticket ou photographier votre logo.
- Notifications : rappels des factures récurrentes.
- Biométrie : verrouillage facultatif ; votre empreinte ou votre visage ne quittent jamais l'appareil.
5. Bases légales (RGPD / UK GDPR)
Exécution du contrat (fourniture de l'application et de l'abonnement) ; intérêt légitime (sécurité, analyse des plantages) ; obligations légales (conservation des factures émises lorsque la loi comptable l'exige). Pour les données de vos clients, vous êtes responsable du traitement et nous agissons comme sous-traitant.
6. Durée de conservation
Les données sont conservées tant que votre compte existe. À la suppression du compte, vos données cloud sont effacées ; la suppression est relancée automatiquement jusqu'à son terme. Crashlytics conserve les rapports 90 jours. Les factures émises peuvent devoir être conservées par vous selon vos règles comptables : exportez-les avant de supprimer votre compte.
7. Sécurité et transferts
Tous les échanges sont chiffrés (HTTPS/TLS). Les données synchronisées sont stockées par Google Cloud dans l'Union européenne (multirégion eur3). Certains prestataires (Google, Stripe, OpenAI) peuvent traiter des données hors du Royaume-Uni et de l'UE, encadrés par des clauses contractuelles types ou une décision d'adéquation.
8. Vos droits
Vous pouvez accéder à vos données, les corriger, les exporter et les supprimer. La suppression du compte se fait dans l'application : Profil → Compte → Supprimer mon compte et mes données. Vous pouvez aussi écrire à support@voxflowpro.com. Vous pouvez saisir l'ICO britannique (ico.org.uk) ou votre autorité de protection des données (en France, la CNIL).
9. Enfants
VoxFlow Pro est un outil professionnel destiné aux adultes (18 ans et plus). Il ne s'adresse pas aux enfants.
10. Modifications
Cette page sera mise à jour si nos pratiques changent ; la date en haut de page l'indiquera.